Obras por administración directa: cómo mantener los riesgos bajo control desde la perspectiva de la Directiva N.° 017-2023-CG/GMPL

La ejecución de obras por administración directa implica que la Entidad asuma la organización, control y resultados de la obra, utilizando sus propios recursos, aunque pueda contratar personal, bienes o servicios específicos.

La Directiva N.° 017-2023-CG/GMPL buscó fortalecer esta modalidad mediante criterios de calidad, plazo, costo y uso adecuado de los recursos públicos. Su eficacia, sin embargo, depende de la capacidad técnica de la Entidad, una planificación sustentada, supervisión independiente, trazabilidad documental y gestión preventiva de riesgos.

¿Por qué era necesaria una nueva regulación?

La administración directa concentra en la Entidad la programación, ejecución, control, supervisión y liquidación de la obra, por lo que exige capacidad técnica, logística y operativa suficiente, además de una clara separación de funciones.

Cuando esta modalidad se aprueba sin sustento adecuado, pueden generarse riesgos asociados a expedientes técnicos desactualizados, presupuestos poco realistas, deficiente abastecimiento, falta de personal especializado, supervisión débil y registros incompletos.

Estos riesgos no descalifican la administración directa, pero evidencian la necesidad de una regulación que exija planificación sustentada, responsabilidades definidas, control técnico permanente, trazabilidad documental y reglas claras para la culminación y cierre de la obra.

Los aportes de la Directiva N.° 017-2023-CG/GMPL

La directiva ordenó la ejecución de obras por administración directa en un ciclo que comprende la aprobación de la modalidad, preparación, ejecución física, culminación, liquidación y transferencia.

Para aprobar esta modalidad, la Entidad debía sustentar su capacidad técnica, legal, presupuestal y operativa, contando con expediente técnico aprobado, personal disponible, equipos operativos, acceso al terreno, licencias y programación de recursos. Así, la administración directa dejó de ser una decisión discrecional y pasó a requerir sustento verificable.

Durante la preparación y ejecución, se estableció la designación del personal clave, la revisión del expediente técnico, el Plan de Abastecimiento de Obra, el uso del cuaderno de obra, informes mensuales, valorizaciones, control de calidad, registro en INFOBRAS y resguardo del expediente.

También se definieron responsabilidades entre la Oficina de Obras por Administración Directa, residente, inspector o supervisor, administrador, almacenero y profesionales técnicos. Las modificaciones de plazo, costo o alcance debían contar con sustento técnico, legal, presupuestal y aprobación competente.

En la etapa final, se reguló la liquidación, el levantamiento de observaciones, la culminación y transferencia de la obra, fortaleciendo la trazabilidad documental, el control concurrente y la vigilancia ciudadana.

¿La regulación es suficiente para reducir los riesgos?

Una norma puede ordenar procedimientos, pero no garantiza una buena ejecución si la Entidad no cuenta con capacidad técnica, logística, presupuestal y operativa suficiente.

La eficacia de la directiva depende de una gestión real de riesgos, expedientes técnicos confiables, abastecimiento oportuno, supervisión efectiva, control de almacenes y continuidad del personal clave.

El reto principal consiste en evitar que la directiva se aplique como una simple lista de documentos. Su valor preventivo se alcanza cuando permite adoptar decisiones oportunas, como corregir incompatibilidades, actualizar presupuestos, postergar inicios prematuros o descartar la administración directa cuando supera la capacidad institucional.

En conclusión, la Directiva N.° 017-2023-CG/GMPL ordenó la ejecución de obras por administración directa, incorporando criterios de capacidad institucional, programación, control físico-financiero, responsabilidades y trazabilidad.

Su eficacia dependió de la gestión real de cada Entidad, así como de contar con expediente técnico confiable, personal especializado, presupuesto oportuno, logística funcional, maquinaria disponible y supervisión autónoma.

La administración directa no debió elegirse por rapidez o conveniencia, sino mediante una evaluación objetiva de capacidades, recursos y riesgos. El cumplimiento efectivo se reflejó en la entrega de obras útiles, seguras, sostenibles y con adecuada rendición de cuentas.