La gestión de riesgos, el verdadero desafío de las obras por administración directa

La ejecución de obras por administración directa implica que la entidad asuma la organización, el control y los resultados de la obra utilizando sus propios recursos, aunque pueda contratar personal, bienes o servicios específicos. Precisamente por ese nivel de responsabilidad, esta modalidad exige una gestión técnica rigurosa y un adecuado control de los riesgos que pueden comprometer el cumplimiento de los objetivos públicos.

En ese contexto, la Directiva N.º 017-2023-CG/GMPL buscó fortalecer esta modalidad mediante criterios de calidad, plazo, costo y uso adecuado de los recursos públicos. Sin embargo, más allá del contenido de la norma, su eficacia depende de la capacidad técnica de cada entidad, de una planificación sustentada, una supervisión independiente, la trazabilidad documental y una gestión preventiva de riesgos.

¿Por qué era necesaria una nueva regulación?

La administración directa concentra en la entidad la programación, ejecución, control, supervisión y liquidación de la obra, por lo que exige capacidad técnica, logística y operativa suficiente, además de una clara separación de funciones.

Cuando esta modalidad se aprueba sin el sustento adecuado, pueden generarse riesgos asociados a expedientes técnicos desactualizados, presupuestos poco realistas, deficiente abastecimiento, falta de personal especializado, supervisión débil y registros incompletos.

Estos riesgos no significan que la administración directa sea una modalidad inadecuada. Por el contrario, evidencian la necesidad de contar con una regulación que promueva una planificación sustentada, responsabilidades claramente definidas, control técnico permanente, trazabilidad documental y reglas claras para la culminación y el cierre de la obra.

Los aportes de la Directiva N.º 017-2023-CG/GMPL

La directiva ordenó la ejecución de obras por administración directa en un ciclo que comprende la aprobación de la modalidad, la preparación, la ejecución física, la culminación, la liquidación y la transferencia.

Para aprobar esta modalidad, la entidad debía sustentar su capacidad técnica, legal, presupuestal y operativa, contando con un expediente técnico aprobado, personal disponible, equipos operativos, acceso al terreno, licencias y programación de recursos. De esta manera, la administración directa dejó de ser una decisión discrecional para convertirse en una modalidad que exige un sustento técnico verificable.

Durante la preparación y ejecución se estableció la designación del personal clave, la revisión del expediente técnico, el Plan de Abastecimiento de Obra, el uso del cuaderno de obra, los informes mensuales, las valorizaciones, el control de calidad, el registro en INFOBRAS y el resguardo del expediente.

Asimismo, se definieron responsabilidades entre la Oficina de Obras por Administración Directa, el residente, el inspector o supervisor, el administrador, el almacenero y los profesionales técnicos. Las modificaciones de plazo, costo o alcance debían contar con sustento técnico, legal y presupuestal, además de la aprobación de la autoridad competente.

En la etapa final, se reguló la liquidación, el levantamiento de observaciones, la culminación y la transferencia de la obra, fortaleciendo la trazabilidad documental, el control concurrente y la vigilancia ciudadana.

¿La regulación es suficiente para reducir los riesgos?

Una norma puede ordenar procedimientos, pero por sí sola no garantiza una buena ejecución si la entidad no cuenta con capacidad técnica, logística, presupuestal y operativa suficiente.

La eficacia de la directiva depende de una gestión real de riesgos, de expedientes técnicos confiables, del abastecimiento oportuno, de una supervisión efectiva, del control de almacenes y de la continuidad del personal clave.

El principal desafío consiste en evitar que la directiva se aplique como una simple lista de requisitos o documentos. Su verdadero valor radica en convertirse en una herramienta de gestión que permita adoptar decisiones oportunas, como corregir incompatibilidades, actualizar presupuestos, postergar inicios prematuros o, incluso, descartar la administración directa cuando esta supere la capacidad institucional.

La Directiva N.º 017-2023-CG/GMPL representó un avance importante al ordenar la ejecución de obras por administración directa e incorporar criterios de capacidad institucional, programación, control físico-financiero, responsabilidades y trazabilidad.

No obstante, su eficacia siempre dependerá de la gestión que realice cada entidad, así como de contar con un expediente técnico confiable, personal especializado, presupuesto oportuno, logística funcional, maquinaria disponible y una supervisión autónoma.

En ese sentido, la administración directa no debe elegirse únicamente por razones de rapidez o conveniencia, sino como resultado de una evaluación objetiva de capacidades, recursos y riesgos. Solo así será posible ejecutar obras útiles, seguras y sostenibles, fortaleciendo la confianza de la ciudadanía en la gestión de la inversión pública y garantizando una adecuada rendición de cuentas.